Overheden hebben sinds de komst van de nieuwe regering een duidelijke opdracht: krimpen. Tegelijkertijd moet HR ervoor zorgen dat de organisatie klaar is voor de toekomst. Hoe doe je dat? Het antwoord ligt in strategische personeelsplanning, schrijft Mariët van Deventer van Compagnon.
Terwijl de arbeidsmarkt krimpt en de vergrijzing toeneemt, moeten overheden krimpen. Minder vast personeel, minder inhuur. Tegelijkertijd willen ze klaar zijn voor de uitdagingen van de toekomst. Strategische personeelsplanning kan daarbij helpen.
Het is geen nieuw thema, maar het is allesbehalve eenvoudig. Ik zie overheden al stappen zetten, maar het kan beter.
Tip 1: gebruik HR-analytics om data te verzamelen
Strategisch personeelsbeleid begint met een nulmeting: waar staan we nu? Welke medewerkers hebben we in huis en welke vaardigheden hebben zij? HR-analytics helpt HR-professionals inzicht te krijgen in het personeelsbestand: wie zit waar, hoe ziet de huidige opbouw eruit en welke vaardigheden zijn nu en in de toekomst nodig? Dit is de basis voor je plan.
Op dit moment is het benutten van data nog een uitdaging. Veel overheidsorganisaties hebben hun HR-analytics nog niet voldoende op orde. Vaak werken ze met verschillende systemen die niet met elkaar communiceren, wat dataverzameling en analyse complex maakt. Het volwassenheidsniveau verschilt in mijn ervaring enorm: sommige gemeenten lopen voorop, terwijl grotere ministeries worstelen met de eerste stappen. Mijn tip: zoek elkaar op, leer van elkaar en zet die eerste stappen.
Tip 2: analyse en vervolgstappen
Maak vervolgens een gedetailleerde analyse van de gegevens die je verzameld hebt. Waar vallen de gaten in je personeelsplanning? Kun je die opvullen? Hoe vind je de juiste mensen of hoe leid je ze op? Ontwikkel vervolgens beleid voor werving, opleiding en inhuur. Denk ook na over hoe je de kennis behoudt van medewerkers die met pensioen gaan.
Veel overheidsorganisaties werken te geïsoleerd. Samenwerking vergroot de ontwikkelingsmogelijkheden en kennisoverdracht. Zoek dus samenwerkingen op tussen ministeries, instanties en afdelingen. Deel kennis en ervaringen. Hoe kunnen jullie van elkaar leren? Kunnen jullie medewerkers gezamenlijk bijscholen, uitwisselen of van elkaar laten leren?
Tip 3: proactief werven en ontwikkelen
Ga morgen al aan de slag met het werven van nieuwe medewerkers voor moeilijk vervulbare functies. Zorg ondertussen voor opleiding, bijscholing en doorgroeimogelijkheden voor talent, specifiek jongeren. Dit kun je nu doen, omdat je weet welke vaardigheden je in de toekomst nodig hebt.
Tip 4: maak je beleid wendbaar
De grootste uitdaging voor HR-professionals bij de overheid is misschien wel het creëren van wendbaar beleid. Nieuwe kabinetten, veranderingen in beleid en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt kunnen je planning namelijk flink verstoren. Maak kortcyclische evaluaties dus onderdeel van je plan. Verder is het verstandig om je strategie projectmatig uit te voeren. Zo kan je sneller bijsturen.
Tip 5: zet in op diversiteit en inclusie
Maak slim gebruik van de verschillende generaties op de werkvloer. Jonge medewerkers zijn vaak goed en snel met nieuwe technologie, terwijl ervaren krachten veel werkervaring en kennis van de organisatie hebben. Breng ze samen om van elkaar te leren en kennis te borgen.
Als je medewerkers aan elkaar koppelt voor kennisdeling, zorg dan voor een goede match op basis van vaardigheden en persoonlijkheid. Een voorbeeld zijn de HR-trainees die wij bij overheden inzetten. Het is leuk om te zien hoe zij op onderzoek uitgaan binnen de afdeling en zo allerlei nieuwe vaardigheden opdoen. Zij brengen op hun beurt nieuwe manieren van denken. Dat levert veel op voor alle partijen.